Аби підвищити продуктивність, варто лише правильно розставити речі на робочому столі: 8 порад, як це зробити

Дослідження показують, що в середньому людина втрачає годину на день через дезорганізацію. При цьому люди дуже дратуються, коли чогось не можуть знайти. А для того, щоб навести порядок, потрібно набагато менше часу.

На Заході навіть є спеціальність «професійний організатор». Він допомагає клієнтам навести лад у кімнатах та офісах, у паперових та електронних файлах, а також розробити персоналізовану систему планування.

Ліза Заслав належить до таких фахівців. Ось як вона рекомендує організовувати робочий простір, щоб досягати максимальної продуктивності.

Правило 1. Розставте правильно. Монітор повинен бути розташований на рівні очей і на відстані 43-45 см від вас. Розташовуйте часто використовувані предмети, наприклад, телефон або канцелярське приладдя, із боку переважаючої руки. Це зручно: не потрібно тягтися, звалюючи все довкола.

Правило 2. Використовуйте канцтовари оптимально. Вам справді потрібні 10 ручок, ніж для паперів і степлер щодня? Тримайте на столі тільки те канцелярське приладдя, яким користуєтеся щодня. Решту складіть у пенал і приберіть у стіл, а краще кудись подалі.

Правило 3. Використовуйте наклейки для нотаток без фанатизму. Обклеювати монітор різнокольоровими папірцями як дошку оголошень не корисно і не продуктивно. Коли нагадувань забагато, вони марні. Будьте помірними — робіть стікери лише з важливими короткостроковими нагадуваннями.

Правило 4. Не переборщіть із особистими речами. Важливо дотримуватися балансу між професійним та особистим життям на робочому місці. Це важко. Сімейні фотографії, сувеніри з відпочинку й інші приємні дрібниці гріють душу та піднімають настрій протягом робочого дня. Однак надто пам'ятні речі, що викликають бурю спогадів, надто відволікають.

Правило 5. Регламентуйте «спілкування» з електронною поштою. Email — це, як і раніше, найзручніший спосіб комунікації в інтернеті. Але він може завдати удару по продуктивності, якщо постійно відволікатися на листи. Перевіряйте пошту двічі на день у певний час. Решту часу має бути зайнято роботою.

Правило 6. Залишайте вільне місце для паперової роботи. Часом робочий стіл настільки завантажений, що нема де розписатися чи скласти документ від руки. Майте праворуч або ліворуч (залежно від того, правша ви чи лівша) нічим не зайнятий острівець. Не обов'язково великий — для паперової роботи цілком достатньо прямокутника 30×40 см.

Правило 7. Упорядкуйте робочі процеси. Не тримайте під рукою документи, які не стосуються поточної роботи. Коли стіл завалений паперами за позаминулим, минулим, сьогоденням та майбутнім проектами, настає хаос. Щоб уникнути цього, експерти рекомендують групувати документи з тек:

• важливі та термінові;
• термінові та неважливі;
• важливі та нетермінові;
• нетермінові та неважливі.

Зберігайте ці теки у спеціальному органайзері, а не в стосі одна на одній, аби спростити документообіг.

Правило 8. Наводьте порядок якнайчастіше. Безлад допомагав творити Алану Тьюрингу та Олександру Флемінгу. Але такі приклади поодинокі. На більшість людей безлад діє негативно, знижуючи концентрацію і продуктивність. Регулярно запитуйте, чи всі предмети на своїх місцях на вашому столі?

Також ми розповідали, що будь-яке розумове напруження різко знижує фізичні можливості: маркетолог радить, чого не варто робити вранці.